Ontwikkeltips


Hieronder vindt u een aantal ontwikkeltips voor een reeks van veel gebruikte gedragscompetenties.

Klik op de competentie om de ontwikkeltips te openen of te sluiten.
 

Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en mensen.

Ontwikkeltips

Analyseer een aantal situaties waarin u gebrek aan aanpassingsvermogen vertoonde:

  • Wat waren uw doelstellingen in die situaties?
  • Waren uw doelstellingen, gezien de situatie, realistisch of had u deze te hoog gesteld?
  • Bleef u lang vasthouden aan uw eigen doelstellingen of stelde u ze gaandeweg bij? Met anderen woorden: deed u water bij de wijn?
  • In welke omgeving, bij welke mensen hebt u moeite zich aan te passen?

Bespreek bovenstaande voorbeelden met degenen waarvan u weet dat zij vaardig zijn in het doelmatig aanpassen in uiteenlopende situaties.

Heroverweeg uw ideeën en aanpak.

  • Waar vroeg die situatie eigenlijk om? Welke ideeën hadden de anderen, wat vonden zij belangrijk?
  • Waar liggen de mogelijkheden om uw aanpak en ideeën aan te passen?
  • Motto: er zijn meer wegen die naar Rome leiden.

Bekijk voor de komende maand, welke twee situaties zeker een appèl gaan doen op uw aanpassingsvermogen. Neem uzelf voor kansen voor ‘aanpassing’ te gebruiken. Voorbeelden:

  • Laat uw eigen voorstellen varen wanneer anderen ook goede ideeën/voorstellen hebben.
  • Pas u aan aan de wensen van uw gesprekspartner, hoewel uzelf andere wensen hebt.

Probeer afwisseling in uw dagelijkse routines te brengen. Dat vergemakkelijkt aanpassings(vermogen)gedrag.

Probeer u in gesprekken open op te stellen, zonder een te vaststaand eigen oordeel te hebben.

Wees alert op datgene wat de ander denkt, en bedenk hoe u kunt aansluiten bij de ideeën van de ander.

Iedereen moet zich af en toe aanpassen.  Het is extra vervelend als u dat onverwacht overkomt.  Om daar beter op toegerust te zijn is het verstandig om wat werksituaties op te zoeken waar regelmatig bijstellingen in werkwijzen en teams plaatsvinden.  Daar kunt u leren om komende aanpassingen eerder te herkennen, ze beter te analyseren en uw tolerantie ervoor te vergroten.

Leren aanpassen en lering trekken uit de aanpassingen gaat beter in situaties die u zelf kiest, dan in situaties die u zich laat overkomen.  Stel u dus mentaal in op het doen van een eigen keuze en vermijd elk gevoel van machteloosheid.

Zoek in uw vakgebied naar een bestuursfunctie of neem plaats in een adviescommissie, om ervaring op te doen met standpuntverandering.

Lees artikelen over ontwikkelingen in uw vakgebied en reageer daarop met een commentaar of met een soortgelijk artikel, organiseer refereebijeenkomsten, neem deel aan discussies.

Wen uzelf er aan om in een discussie zonder gezichtsverlies een ingenomen standpunt los te kunnen laten of te wijzigen, als men met sterkere plannen komt.

Herken de gevoelens die in u opkomen wanneer men vindt dat u uw plannen of werkmethoden moet wijzigen.  Niet alleen enthousiasme, maar ook gevoelens frustratie en weerstand vertegenwoordigen energie die naar vrije keuze inzetbaar is.  Gebruik die energie voor een constructieve en creatieve response.

Zoek gericht naar voordelen van onverwachte veranderingen.  Stel uzelf er bewust op in dat veranderingen altijd samengaan met nieuwe mogelijkheden.

Bepaal in hoeverre u zich wilt storen aan onzekerheden in uw situatie.  Bepaal het belang van uzelf en uw cliënt.  Ontwikkel samen met hem eventueel enkele toekomstscenario’s.  Stel voor uzelf duidelijk vast wat de voor u nog acceptabele mate van onduidelijkheid of onzekerheid is en maak dat bekend.

Er naar streven vooruit te komen in de wereld; gedrag vertonen dat er op gericht is carrière te maken en succes te boeken. Zichzelf ontwikkelen om dit te bereiken.

Ontwikkeltips

  • Benoem het terrein waarop je meer gedreven wilt zijn, waar je met meer energie en prestatiegerichtheid mee bezig wil zijn.
  • Het kan inspirerend zijn om autobiografieën te lezen van bekende mensen die dankzij een sterke ambitie bepaalde doelen hebben bereikt. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de autobiografie van je favoriete sportman – of vrouw, of van mensen met succes in de zakenwereld, in de politiek etc.
  • Zoek in je omgeving mensen op, die gedreven en succesvol zijn. Bespreek met hen waar zij hun ambitie vandaan halen en dus wat hen ‘drijft’. Bespreek vooral wat zij als ‘beloning’ zien voor hun gedrevenheid. Mogelijk dat er voor jou bruikbare ideeën bij zijn waar je zelf nog niet aan had gedacht.
  • Pak eens een klus met een beperkte tijdsduur en een duidelijk doel aan alsof je heel ambitieus bent. Zet dus al je beschikbare energie en concentratie in voor de uitvoering van de klus, doe het alsof je echt een topprestatie moet leveren, doe alsof je deze klus absoluut beter moet doen dan wie dan ook. Kijk na afloop dan naar het bereikte resultaat en het gevoel dat je er bij hebt gehad. Mogelijk ben je sneller klaar dan anders en heb je daadwerkelijk een beter resultaat bereikt (en is je baas meer tevreden over je, krijg je een bonus, wordt je medewerker van de maand etc.)
  • Wanneer je inderdaad een beter resultaat wist te bereiken of meer bevrediging, dan is het belangrijk om te kijken wat je nu precies anders hebt gedaan en in hoeverre je die verandering ook in andere klussen, werkzaamheden of projecten kunt toepassen.

Beslissingen nemen, hetgeen zich uit in het op het juiste moment ondernemen van acties of het uitspreken van oordelen.

Ontwikkeltips

Overdenk over welke recente beslissingen u beslist tevreden bent en waarom.

Stel vast waarover u nu precies ontevreden bent inzake uw besluitvaardigheid.  Betrof dit het tempo of de kwaliteit van uw beslissing?  Wat ging er precies fout?  Wat was de oorzaak?

Overweeg wat er valt te leren van soortgelijke situaties uit het verleden.  Steeds dezelfde fouten maken wordt voor iedereen vervelend.

Zoek een verstandige collega of andere relatie op en spreek de actuele situatie door.  Vraag feedback.

Maak op papier een overzicht van data en deadlines voor bepaalde soorten beslissingen.

Maak lijstjes: noteer de zaken waarover beslissingen moeten worden genomen.  Stel vast of het wel om eigen beslissingen gaat of dat anderen op de noodzaak tot het nemen van een beslissing gewezen moeten worden.  Bepaal van de eigen zaken in welke mate ze echt rijp zijn voor beslissingen, wat daar nog in geïnvesteerd moet worden en welke rangorde van urgentie aan te geven is.

Maak keuzen in het belang van uw (interne of externe) klanten of van uzelf:

  • Beslis, met inachtneming van prioriteiten en mogelijkheden, eerst over de zaken die afgewerkt kunnen en moeten worden en daarna over de zaken die verdere inspanningen vergen.
  • Neem afzonderlijke beslissingen over wat verder te doen aan zaken die onder normale omstandigheden niet binnen een redelijke termijn of niet met redelijke inspanning beslissingsrijp zullen worden.
  • Bepaal de risico’s voor uzelf en voor de klant die verbonden zijn aan het nemen van beslissingen.

Analyseer over een periode van enkele maanden achteraf de beslissingen waarover u niet helemaal tevreden bent, noteer de aard, de gevolgen en de oorzaken ervan, bekijk of daar patronen in te herkennen zijn en bezie of er methodisch iets aan te doen valt.

Check ook na succesvolle beslissingen bij uzelf of u toch niet te haastig bent geweest, over voldoende informatie hebt beschikt of teveel overnemend gedrag hebt vertoond.

Peil in uw omgeving, bij uw medewerkers en klanten wat men vindt van de kwaliteit en het tempo van uw beslissingen.

Medewerkers tot (top)prestaties brengen door stelselmatig terug te koppelen, samen met hen oorzaken van successen en falen na te gaan, mogelijkheden tot verbetering te onderzoeken en verder aanwijzingen te geven en oefeningen aan te bieden.

Ontwikkeltips

Kies een medewerker die minder goed functioneert. Geef hem dagelijks minstens éénmaal feedback op zijn functioneren. Doe dat niet door middel van een formeel gesprek maar ‘in het voorbijgaan’.

Geef, indien dat kan, elke dag minimum aan één medewerker feedback over (direct geobserveerd of geconstateerd) minder goed functioneren. Volg daarbij de regels van negatieve feedback.

Introduceer functionerings- en evaluatiegesprekken.

  • Maak een overzicht van de ontwikkelbehoeften met betrekking tot de huidige functie;
  • Introduceer, indien relevant, een persoonlijk ontwikkelingsplan. Bepaal samen in detail welke ontwikkelactiviteiten zij kunnen uitvoeren.
  • Voer regelmatig (tweewekelijks) voortgangsgesprekken met die medewerker(s) over deze ontwikkelactiviteiten. Maak notities van deze gesprekken. Definieer zo nodig nieuwe of aanvullende ontwikkelbehoeften.

Voer éénmaal per jaar een loopbaangesprek met elke medewerker en stel daarin het volgende aan de orde:

  • welke functie(s) ambieert de medewerker in de komende vijf jaar.
  • welke ontwikkelactiviteiten zijn nodig om die functie te zijner tijd naar behoren te kunnen vervullen.

Met oorspronkelijke oplossingen komen voor problemen die met de functie verband houden. Nieuwe werkwijzen bedenken.

Ontwikkeltips

Lees literatuur over brainstormtechnieken en dergelijke.  Verder zijn de meeste boeken over praktische denktechnieken zoals die van de Bono en Pareto erg geschikt om creativiteit in het denken te ontwikkelen.

Een lijstje maken met in twee kolommen ‘pluspunten’ en ‘minpunten’ van een zaak, helpt vaak om op goede ideeën te komen.

Bewandel de omgekeerde weg.  Niet vanuit het onbevredigde nu en hier naar een oplossing toe denken, maar er van uitgaan dat er een oplossing is en dan stap voor stap terugdenken om te zien hoe de oplossing tot stand gekomen is.

Trek tijd uit om een klein maar irritant probleem in de werkomgeving op een heel nieuwe, maar attractieve manier op te lossen of te verklaren.

Trek tijd uit om naast de gebruikelijke literatuur ook alternatieve vakontwikkelingen in de literatuur te volgen.  Bekijk of zich daarin belangrijke trends aftekenen en hoe u daar zelf op kunt anticiperen

Analyseer in hoeverre de organisatie creatieve oplossingen beloont.

Bespreek een idee over een andere werkwijze met uw collega’s.  Wordt begrepen voor welk relevant probleem deze verandering een oplossing kan bieden?  Zijn er weerstanden en wat zijn de oorzaken daarvan?  Krijgt u steun om andere werkwijze pragmatisch toe te passen bij een in de praktijk voorkomende situatie?

Richt u op nieuwe oplossingen/alternatieven voor bepaalde problemen, gang van zaken. In tegenstelling tot verbeteren van bestaande procedures.

Raak betrokken bij brainstormsessies over zaken die met het werk te maken hebben.

Organiseer met uw eigen mensen een dergelijke sessie.

Doe een onderzoekje naar creatieve oplossingen (bij anderen) voor een bepaald probleem.

Vraag naar en lees over innovatieve ontwikkelingen, experimenten, en vorm hier uw mening over. Houd nieuwe ontwikkelingen en trends bij.

Check bij uzelf of u nog nieuwe ideeën hebt geïmplementeerd, wat en hoe.

Probeer tijdens bijeenkomsten in te gaan op voorstellen voor nieuwe manieren om iets aan te pakken.

Heb oog voor innovatieve oplossingen of creatieve aanpakken in uw eigen organisatie.

Als u merkt dat het in een bepaalde omgeving absoluut niet gewaardeerd wordt om met nieuwe ideeën en oplossingen te komen, kunt u voor u zelf vaststellen of die gedragswijze voor die omgeving nuttig is en er voor kiezen om dit verschijnsel aan de orde te stellen.

Eigen taken, beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers.

Ontwikkeltips

Bedenk welke taken in aanmerking komen voor het delegeren naar één van je medewerkers of collega’s, zoals het begeleiden van nieuwe medewerkers; het maken van een bepaalde planning; het ‘vertegenwoordiger’ zijn in bepaalde overleggroepen of netwerken; het bewaken van het budget.

Sta stil bij de volgende valkuilen van delegeren:.

  • Het is niet realistisch te verwachten dat degene aan wie een taak gedelegeerd wordt deze taak in hetzelfde tempo, op dezelfde manier en met dezelfde kwaliteit uitvoert als degene die delegeert.
  • Te veel controlegedrag demotiveert. Delegeren betekent dat de taak inclusief de beslissingsbevoegdheid wordt overgedragen. Dat houdt in dat de ander, aan wie is gedelegeerd, de kans hoort te krijgen om zelfstandig beslissingen te nemen.

Wees duidelijk (bijvoorbeeld richting klanten of hogere lagen in de organisatie) over wie waarvoor verantwoordelijk is. De persoon aan wie is gedelegeerd, is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taak en de bereikte resultaten. Degene die gedelegeerd heeft, blijft echter de eindverantwoordelijke. Hij/zij kan altijd worden aangesproken op het feit dat hij/zij, indien de taak niet goed wordt uitgevoerd, deze aan de verkeerde persoon of op het verkeerde moment heeft gedelegeerd.

Zich voegen naar het beleid en de procedures van de organisatie. Bij veranderingen bevestiging zoeken bij de juiste autoriteit.

Ontwikkeltips

Bepaal hoe afhankelijk u bent van de handelwijze van anderen. Ga na of regelgeving en gedisciplineerd optreden van anderen de situatie voor u zou verbeteren.

Bepaal hoe onzeker de situatie is voor uw (interne of externe) klant en in hoeverre hij afhangt van uw optreden.  Ga na of deze elementen een positieve of negatieve invloed uitoefenen op het te bereiken resultaat en bepaal of meer gedisciplineerd gedrag, meer duidelijkheid en ordelijkheid het resultaat kan verbeteren.

Vraag feedback. Ga na of er gevoelens van onzekerheid leven in uw werkomgeving en bij uw klanten.  Bekijk of daar iets aan te doen valt door meer gedisciplineerd optreden en meer regelgeving of ordelijkheid in de werkomgeving.

Risico’s aangaan om uiteindelijk een herkenbaar voordeel te behalen.

Ontwikkeltips

Confronteer uzelf met de gevolgen van iets niet durven. Zijn die erger dan de risico’s van het wel durven?

Vraag u af:

  • Wat is het ergste dat er kan gebeuren als ik dit wel doe, wat is het ergste dat kan gebeuren als ik dit niet doe? en maak een afweging.
  • Wat voor last heb ik van het steeds niet nemen van risico’s (in tijd, energie, hinderen van anderen, eventueel status).
  • Wat houdt me eigenlijk tegen, heb ik er nog iets voor nodig, waarom zal ik het eigenlijk niet doen, is het absoluut noodzakelijk het niet te doen?

Vraag naar de ervaringen van anderen bij het nemen van risico’s, hoe is hij hiermee omgegaan en wat heeft dat opgeleverd? Raadpleeg ook andere ‘voorbeeldfiguren’. Mogelijk kunt u hen vragen u een ‘duwtje’ te geven op kritieke momenten.

Voer een taak uit met een bepaalde tijdslimiet waarin u beslissingen zult moeten nemen met een zeker risico en zonder steeds alle relevante informatie te hebben. Zoek een coach die u stimuleert tijdens dit traject.

Probeer tijdens bijeenkomsten (als eerste) duidelijke uitspraken en voorstellen te doen, ook in situaties die onduidelijk zijn of waarvan de gevolgen niet geheel te overzien zijn.

Probeer in een project samen te werken met iemand die makkelijker risico’s neemt en analyseer wat u van deze persoon leert.

Probeer in een volgend stadium op dit punt het voorbeeld te geven aan uw omgeving.

Vraag feedback aan uw omgeving over tempo en kwaliteit van uw besluitvormingsprocedures en verbind daaraan uw conclusies.

Wat zijn de grootste risico’s die u in uw dagelijkse werkpraktijk kunt tegenkomen?  Wat voor beveiligingsstrategieën hebt u daarvoor ontwikkeld?

Zijn er situaties waar u uw gesprekspartner kunt inspireren door toepasselijk moedig gedrag?  Hoe gaat u dat af?  Kunt u met uw eigen gedrag op dit punt voorzichtig experimenteren?

Welke risico’s durft u als professional aan en welke niet?  Komt dat overeen met professionele normen en professioneel standaardgedrag?

Wat was precies de laatste professionele beslissing met risico voor uzelf, die u hebt genomen?  Bent u daar tevreden over?  Kunt u exact aspecten of kwaliteiten van die beslissing aangeven, die u zou willen verbeteren.

Wat zal de volgende professionele beslissing zijn die voor u een groot persoonlijke risico kan inhouden?  Kunt u mogelijkheden, kansen, voordelen en nadelen voor uzelf en voor anderen nu al afwegen?  Wat is precies uw risico en waar ligt voor u de grens voor doorgaan of niet?  Hoe vast ligt die grens voor u en waarom?

Spreek, indien mogelijk, regelmatig alle risico situaties door met uw collega’s.

Misschien kent u een collega die u hoog inschat voor wat betreft zijn persoonlijke moed en durf.  Bekijk of er een mogelijkheid bestaat om af en toe concrete praktijksituaties met elkaar door te spreken.

Gedurende een lange periode in hoge mate actief zijn wanneer de functie dat vraagt. Hard werken. Uithoudingsvermogen tonen.

Ontwikkeltips

Ga na op welk moment van de dag u het meest fit bent, plan daar zoveel mogelijk activiteiten die veel inspanning vereisen.

Ga na welke activiteiten u de meeste energie kosten en ga ook na welke activiteiten u energie geven, die u uitdagen. Verdeel de taken over dag/week.

Ga na welke activiteiten u erg bezighouden en veel van u vergen. Vraag zonodig ondersteuning aan de leidinggevende.

Zorg ervoor dat er voldoende taken zijn die u aankunt, die u enthousiasmeren.

Maak doelstellingen voor het werk en bepaal de prioriteiten. Plan de werkzaamheden.

Ga na wat de belemmeringen zijn om uw werk goed uit te kunnen voeren. Bespreek dit met de leidinggevende.

Vindt u zelf dat u soms over minder energie beschikt dan anders of komen er ook signalen uit uw omgeving?  Waaruit blijkt het verminderde energieniveau precies?  Is het wel iets waaraan u iets moet doen of moet u het gewoon aanvaarden?

Is er een concrete oorzaak aan te wijzen voor uw verminderde energie?  Kunt u een realistisch plan opstellen om uw belasting op termijn te verminderen?

Kunt u uzelf voldoende kwijt in uw beroep en in de wijze waarop u uw beroep nu uitoefent?  Hoe ziet u de ontwikkelingen op langere termijn?  Kunt u daar actief invloed op uitoefenen en wilt u dat ook?

Kent u mensen die bij en bij de anderen de accu blijken te kunnen opladen?  Heeft het zin en is het mogelijk om eens met hen te gaan praten?

U kunt uw energieprobleem met iemand die u vertrouwt bespreken.  U kunt ook vragen of men u literatuur kan aanbevelen die uw probleem voor u beter hanteerbaar maakt.

Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken.

Ontwikkeltips

Als u uw vaardigheden op het gebied van flexibel gedrag wilt ontwikkelen, hebt u goede feedback nodig.  Het is dus prettig als u beschikt over mensen in uw nabijheid waarmee u uw gedrag op dit punt in toekomstige en afgedane situaties kunt doorspreken.  Een zelftraining begint met het scheppen van deze randvoorwaarden.

Flexibel gedrag betekent dat u in tal van verschillende situaties moet beschikken over passende en effectieve gedragsalternatieven.  Het is belangrijk dat u hier voldoende over weet.  Zelftraining van flexibel gedrag gaat niet zonder enige theoretische kennis over gedrag en houding bij verschillende gesprekstechnieken en leiderschapstijlen en in verschillende gesprekssituaties.  Er zijn goede handboeken en cd-rom’s beschikbaar, meestal ook speciaal voor uw eigen vakgebied.  Raadpleeg voor recente ontwikkelingen bibliotheek, boekhandel, Internet en collega’s.

Wat betreft het vertonen van flexibel gedrag bij leidinggeven is inzicht in situationeel leidinggeven nuttig. Het model van situationeel leidinggeven maakt een onderscheid tussen taakgericht en mens- of relatiegericht gedrag van de leidinggevende medewerker. Door combinaties ontstaan vier stijlen:

  • instrueren: bij gemotiveerde medewerkers met weinig ervaring in het werk;
  • aanmoedigen: bij medewerkers met enige ervaring maar die nog onzeker zijn;
  • overleggen: bij ervaren medewerkers die minder gemotiveerd zijn;
  • delegeren: bij ervaren en gemotiveerde medewerkers.

Zoek bij het nemen van besluiten en het oplossen van problemen naar tenminste drie alternatieven.

Richting en sturing geven aan een afdeling, team, werk- of projectgroep.

Ontwikkeltips

Inventariseer samen met een ervaren en succesvolle voorzitter welke voorzittersgedragingen bepalend zijn voor succes en welke gedragingen afbreuk doen aan succes.

Observeer en registreer het gedrag van een ervaren en succesvolle voorzitter tijdens een vergadering/overleg. Bespreek registraties (en de effecten van het getoonde gedrag) in detail na.

Zit een vergadering/overleg voor en laat dit op video opnemen. Bespreek de videoregistraties in detail na.

Meet hoeveel zinnen op inhouds-, procedure- en procesniveau zijn uitgesproken.

Spreek af met de eigen leidinggevende welke voorzittersgedragingen tijdens een bepaald overleg vertoond moeten worden. Nabespreken (d.m.v. het  STAR-interview of video-opnamen) of dit ook gelukt is.

Observeer bij een groepsevenement uw eigen gedrag en reflecteer kort daarna op wat er gebeurd is.  Vraag eventueel een collega om mee te kijken en te denken.  Let op zaken als:

  • Gaat het proces nu in de richting die we gekozen hebben?
  • Werk ik mijn programma gestructureerd en methodisch af?
  • Heeft iedereen een helder beeld van wat we gezamenlijk willen bereiken?
  • Zijn er heldere afspraken gemaakt over wat ieder afzonderlijk moet doen?
  • Zijn er punten blijven liggen die opgepakt hadden moeten worden?
  • Heb ik iedereen ruimte gegeven om hun angsten en onzekerheden te uiten?
  • Heb ik iedereen gevraagd om met inbreng te komen?
  • Heb ik zelf een helder idee over wat voor moeilijkheden we met deze groep kunnen verwachten en heb ik al een idee hoe daarmee om te gaan?

Ga na hoe de communicatie tussen de deelnemers is verlopen en wat dat betekent voor hun onderlinge relaties?

Ga na of de deelnemers blijk gegeven hebben van nuttige vaardigheden, interesses of vermogens?

Vraag u af welke onderlinge relaties u kunt gebruiken om problemen op te lossen, spanningen te verminderen, conflicten te beheersen?

Ga na wat u achteraf beter niet had kunnen doen of beter niet kunnen laten gebeuren?  Hoe doet u  het, als zo een situatie zich weer voordoet, beter of tenminste anders?

Ga na of het voor het groepsproces nuttig zijn als u voor de volgende bijeenkomst met een of meer van de deelnemers nog persoonlijk contact zoek?

Ga na hoe de groepsbijeenkomst werd afgesloten?  Viel daaruit iets op te maken over positieve of negatieve verwachtingen van de deelnemers over het verdere proces?

Kansen signaleren en er naar handelen. Liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten.

Ontwikkeltips

Zet het idee van u af dat u meteen met het ideale voorstel of de ideale actie moet komen.  Uw ideeën en initiatieven inspireren anderen en daarna misschien weer uzelf tot betere initiatieven.

Als u het gevoel hebt dat u  steeds te laat in beweging komt of als u een mogelijkheid voor een belangrijk initiatief hebt gemist, is het belangrijk om vast te stellen wat de oorzaak was, te weinig moed, te weinig besluitvaardigheid, of te weinig ervaring voor zo’n situatie.

Te weinig ervaring valt te compenseren met oefenen.  Kijk om u heen of u een klein probleem ziet waaraan beslist iets moet worden gedaan.  Onderneem actie, reflecteer op uw gedrag en de reacties uit de omgeving.  Vervolg daarna met iets moeilijker.

Als er voor de voorgaande stap geen reële basis is, het probleem te groot is of de actie te gevaarlijk, probeer initiatief gedrag dan uit in een rollenspel met een partner of collega.

Bekijk of er zich in uw omgeving situaties voordoen waarin u zonder grote risico’s met initiatieven kunt komen.  Neem in zo’n situatie bewust een initiatief.

Bekijk of er vaste patronen te onderscheiden zijn.  Bijvoorbeeld situaties waarin u gemakkelijk initiatieven neemt en andere situaties waarin u niet in actie komt, maar waar dat wel productief is en u het eigenlijk ook wel zou willen.  Stel vervolgens vast wat de oorzaken zijn en werk aan uw hinderpalen.

Neem vooraf het besluit om in een komende situatie een of enkele malen als eerste met een voorstel of een standpunt te komen.  Bekijk hoe dat uitpakt en maak een keuze of en hoe u dit soort gedrag wilt vervolgen.

Stel vast wat voor initiatieven aan de orde zijn bij uw functie: waar liggen uw kansen en hoe kunt u daarop inspelen?

Houd bij in welke situaties initiatieven genomen worden en wanneer niet.

Bepaal voor uzelf een aantal situaties, waarin u initiatief kunt vertonen, bijvoorbeeld:

  • vergaderingen;
  • contacten met klanten of collega’s.

Spreek vervolgens af met uzelf hoeveel initiatieven u in die situatie gaat vertonen, bijvoorbeeld:

  • in de volgende vergadering ga ik drie voorstellen doen;
  • in het contact met klant X breng ik bewust één nieuw product onder de aandacht.

Houd per week bij hoeveel en welke initiatieven (in welke situatie) u hebt genomen. Probeer uw ‘score’ te verhogen.

Spreek met uzelf af, dat u de komende week vijf initiatieven neemt (het maakt niet uit welke dat zijn), de week daarop zes, et cetera.

Het gaat erom, dat u gespitst blijft op de mogelijkheden om initiatief te nemen, het gaat om het verschil tussen kansen grijpen en kansen missen!

Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in alle beroepsmatige activiteiten.

Ontwikkeltips

Zorg dat u goed op de hoogte bent van het voor uw functie geldende rechtsregels en de beroepscode.

Ga bij u zelf regelmatig na in welke concrete situaties recent een beroep is gedaan op een volstrekt integer gedrag.  Bezie wat voor specifiek gedrag volgens de geldende normen zou moeten worden vertoond en reflecteer op het gedrag dat u feitelijk vertoond hebt.

Vraag feedback aan uw collega’s en cliënten op het gebied van integriteit.

Kijk vooruit naar volgende situaties waarin u zeer integer zult moeten optreden.  Overdenk vooraf onder welke condities u welke beslissingen wilt nemen en leg uw voornemen in hoofdlijnen vast.  Controleer na afloop of de zaak naar wens is verlopen.

Stellen van hoge eisen aan het eigen werk en daarnaar handelen. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie.

Ontwikkeltips

Wat zijn uw normen voor uw eigen prestaties op verschillende terreinen precies, waar komen die uit voort, waar berusten die op?

Hoe verhouden zich uw normen op die terreinen tot uw feitelijke prestaties?

Welke feitelijke omstandigheden beperken uw mogelijkheden om volgens uw eigen normen te presteren?

Vindt u uw eigen prestatiecriteria voor uzelf uitdagend?  Wat vinden anderen ervan?

Kunt u uw producten en prestaties nog meer zichtbaar maken voor anderen?

Is uw inzetgedrag duidelijk zichtbaar en begrijpelijk voor anderen?

Zijn uw signalen van inzet en betrokkenheid goed in overeenstemming met uw persoonlijke mogelijkheden, uw prestatiecriteria en uw feitelijke prestaties?

Vraag feedback in uw omgeving om te bezien in welke mate uw voorgaande zelfoordelen juist zijn.

Kunt u voor uzelf wegen aangeven die u ook wilt begaan om uw prestaties en uw waarnemingsvermogen met kleine stapjes voortdurend te verbeteren?

Waarop hebt u de laatste keer uw oordeel over de inzet of de inzetbaarheid van een ander gebaseerd?  Op concreet geleverde prestaties of op lichaamstaal, spreektoon en houding?

Vraag altijd door naar concreet geleverde of te leveren prestaties om uw vaardigheden in het interpreteren van de signalen van inzet en betrokkenheid te toetsen.

Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten en een hoge prioriteit geven aan goede dienstverlening en klanttevredenheid.

Ontwikkeltips

Bepaal wie uw interne en externe klanten precies zijn.  Hebt u maar één soort klanten of zijn er verschillende categorieën te onderscheiden?  Kunt u voor anderen waarneembare verschillen aangeven in de producten en diensten die u aan deze verschillende groepen levert?

Werkt u samen met collega’s, uit eigen of andere disciplines?  Wat ontvangt u aan concrete producten en diensten van hen en wat ontvangen zij aan concreet waarneembare producten den diensten van u?

Klanten zijn voor een professional als het ware ‘vanzelfsprekend’ aanwezig.  Ze vormen immers de bestaansvoorwaarden voor alle professionele bezigheden.  Dit impliceert dat de professional zich in de praktijk aanwent om zijn blikrichting automatisch in te stellen vanuit zichzelf op de klant en vanuit zichzelf op de diensten en producten voor de klant.  Klantgerichtheid houdt in dat de omgekeerde blikrichting vanuit de klant op het gedrag van de professional en op de geleverde producten en diensten, minstens even belangrijk is.  Oefen u in het bewust instellen op de andere blikrichting.  Dat kan gemakkelijk in situaties waarbij u zelf in de positie van de klant verkeert of waarin u vrij kunt waarnemen hoe klanten dienstverlening ontvangen van andere professionals.  Gebruik uw ervaringen om ook bewust op de blikrichting vanuit de klant in te stellen wanneer u zelf professionele bezigheden verricht.

Neem zoveel mogelijk afstand van uw voorkennis over wensen, behoeften en zorgen van klanten.  Onderneem stappen om methodisch betrouwbare informatie te verkrijgen over wat er leeft bij uw klanten en hoe zij uw professionele dienstverlening beoordelen.

Hanteer objectieve, voor buitenstaanders begrijpelijke en toegankelijke maatstaven om zelf regelmatig de kwaliteit van uw professionele werkzaamheden te beoordelen.  Vraag zo mogelijk om een oordeel van collega’s, op basis van dezelfde maatstaven.

Zorg dat uw klanten uw maatstaven voor het beoordelen van kwaliteit kennen en geef hen een open mogelijkheid om hierop aanvullingen te leveren.

Oefen in het niet-defensief reageren op suggesties voor veranderingen, afkomstig van klanten en collega’s.

Onderzoek wat uw klanten verwachten van de dienstverlening die zij van u zullen ontvangen en stel u in op het ongevraagd overtreffen van die verwachtingen.

Zoek naar mogelijkheden om uw prestaties op het gebied van professionele dienstverlening objectief te vergelijken met prestaties van andere professionals.

Van klachten valt meer te leren dan van betuigingen van tevredenheid.  Klachten moeten natuurlijk worden voorkomen.  Als er echter klachten komen, dan moet de oplossing ervan, met maatregelen ter voorkoming van herhaling, prioriteit krijgen.

Open een gemakkelijk toegankelijke mogelijkheid voor uw klanten om eenvoudige voorbeelden van kwalitatief minder geslaagde dienstverlening die anders nog niet tot echte klanten zouden leiden aan te melden en om suggesties te leveren voor verbetering.  Zorg er voor dat de effecten hiervan ook voor iedereen zichtbaar zullen worden.

Bedenk dat uw klant uw werkorganisatie altijd als een kwaliteitssysteem ervaart.

Stel uw gedag en de inrichting van uw werkomgeving er op in dat uw klanten direct kunnen aanvoelen dat hen de hoogst mogelijke kwaliteit van dienstverlening wordt geboden.

Nieuwe informatie in zich opnemen en deze effectief toepassen.

Ontwikkeltips

Bespreek met je leidinggevende je sterke en zwakke competenties. Maak een plan ten aanzien van de punten die je kunt verbeteren. Doe zelf voorstellen voor ontwikkelactiviteiten en ondersteuning.

Vraag feedback over je gedrag en competenties aan je collega’s. Maak er een gewoonte van om dit geregeld te vragen en ook zelf te geven.

Vraag je leidinggevende om een opdracht of project die buiten je gewone werk ligt. Bespreek welke kennis en vaardigheden je nodig zult hebben om die opdracht met succes te volbrengen. Regel dat je je die kunt eigen maken, vooraf of tijdens het uitvoeren van de nieuwe klus.

Ga na welke loopbaanmogelijkheden je hebt. Onderzoek met je leidinggevende welke competenties je zou moeten ontwikkelen of welke opleidingen je zou moeten volgen om je loopbaanwensen te realiseren.

Zelfontwikkeling steunt voor een belangrijk deel op motivatie om te leren en te ontwikkelen. Reflecteer, indien mogelijk met een coach of met je leidinggevende, op zaken die je sterker kunnen motiveren tot leren of op zaken die je nu daarin belemmeren.

Confronteer jezelf met nieuwe kennis en ontwikkeling. Neem deel aan studiedagen, seminars, vakbeurzen en opleidingen op je vakgebied. Presenteer je kennis daarna binnen je werkeenheid.

Geef je op als mentor of werkbegeleider.

Organiseer een intervisiegroep met collega’s. Bespreek daarin de vraagstukken die je hebt in je werk en vraag feedback.

Regel met je leidinggevende dat je een opleidingsplan maakt voor je werkeenheid. Bespreek dit met hem en presenteer dit daarna in het werkoverleg. Zorg dat er concrete afspraken worden gemaakt over training en ontwikkeling binnen je werkeenheid.

Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakvervulling.

Ontwikkeltips

Formuleer samen met de medewerkers haalbaren doelen voor de komende periode en ga samen na of en hoe die worden bereikt.

Maak met medewerkers afspraken over het werk en leg die vast.

Geef kleine en gerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.

Geef duidelijke doelen en geef grenzen aan waarbinnen aan die doelen kan worden gewerkt.

Houd een coachings-, voortgangs- of slechtnieuwsgesprek met een medewerker. Bespreek de resultaten die hij behaald heeft en het vertoonde gedrag.

Laat duidelijk zien dat u belangstelling hebt voor de goede prestaties van uw medewerkers.

Spreek met een medewerker over zijn problemen. Geef weinig sturing, maar vooral ondersteuning. (Zie ook het gedragskenmerk sensitiviteit).

Praat regelmatig met medewerkers over de voortgang van het werk en over de resultaten.

Bekijk uw afspraken agenda van de afgelopen drie maanden en stel vast:

  • In welke gevallen u met uw medewerkers een duidelijke overeenkomst hebt gesloten en in welke gevallen niet;
  • Welke afspraken follow-up hebben gehad en welke niet;
  • Wat de redenen zijn voor het verschil;
  • Of er aanleiding bestaat om de afspraken daarom in het vervolg in verschillende categorieën in te delen met verschillende procedures;
  • Of er aanleiding bestaat om voor bepaalde activiteiten een follow-up procedure expliciet te gaan regelen;
  • Of er activiteiten tussen zitten waarvoor wel follow-up procedures zijn gemaakt of gemaakt zouden moeten worden, maar waarvan de follow-up (nog) niet of niet op de juiste wijze werd uitgevoerd.

Hoe ziet een normaal procesverloop met tijdstraject er uit bij uw verschillende activiteiten?

Zijn uw verschillende standaardprocedures bekend bij uw medewerkers en bij de collega’s waarmee uw samenwerkt?

Zijn er standaardprocedures beschreven die uw medewerkers moeten volgen en zijn die voldoende bekend?

Had u of hadden uw medewerkers te maken met termijnen en werden die ingehaald?

Zijn er kwaliteitseisen gesteld en werden die getoetst?

Wanneer werd er getoetst en gecontroleerd, zijn de resultaten van die metingen zorgvuldig geregistreerd en aan belanghebbenden bekend?

Geef kleine en klantgerichte opdrachten aan medewerkers voor wie de betreffende opdracht geheel nieuw is.

Bespreek, indien de situatie zich voordoet, met een medewerker diens probleem (sociaal/privé of werkuitvoeringsprobleem).

Voer, indien de situatie zich voordoet, een correctiegesprek m.b.t. ongewenst gedrag van de medewerker.

Voer een slecht-nieuws-gesprek.

Breng de taakzelfstandigheidsniveaus van alle medewerkers in kaart en bepaal voor elke medewerker/taak welke stijl van leiding geven de meest effectieve is: voorschrijven, overtuigen, overleggen of overlaten.

Kies en voer bewust een bepaalde leiderschapsstijl uit in een gesprek met een bepaalde medewerker (op basis van de inschatting van het taakzelfstandigheidsniveau). Oefen stijlen die niet tot het ‘standaardrepertoire’ (voorkeursstijl en ondersteunende stijl) behoren tijdens gesprekken met medewerkers.

Formuleer in samenspraak met elke medewerker doelstellingen voor de komende periode. Leg deze ook vast.

Wissel tweemaal per maand met elke medewerker (kort) van gedachten over de voortgang van zijn werk en taakuitvoering. Kies en voer de juiste stijl uit bij elke medewerker.

Maak afspraken met enkele of met alle medewerkers met betrekking tot hun taken en wijze van taakuitvoering. Leg alle afspraken vast.

Vraag in het geval van problemen (werk, sociaal/privé) altijd eerst om oplossingen, voordat u zelf met ideeën/oplossingen komt.

Tonen belangrijke informatie op te nemen in gesprekken. Relevante vragen stellen. Ingaan op reacties, ook op non-verbaal gedrag.

Ontwikkeltips

Tijdens gesprekken kunt u de volgende oefeningen uitvoeren:

  • Laat uw gesprekspartner uitspreken. Onderbreek hem of haar niet zo of min mogelijk.
  • Geef uzelf de opdracht om tijdens een gesprek minimaal x vragen te stellen.

Dat is met name relevant in het geval van probleemgesprekken, waarbij het voor de hand ligt dat u binnen een of twee minuten met een oplossing of voorstel komt. Dwing uzelf om minimaal vijf minuten te besteden aan het informatie vragen over en onderzoeken van de precieze inhoud van het probleem.

Vraag door op informatie van uw gesprekspartner. Wees met name alert op de volgende woorden of zinnen van de ander:

  • Eén van de redenen waarom ik…
  • Het zou misschien ook anders kunnen.
  • Misschien.
  • Dat is maar één kant van de zaak.
  • Volgens mij werkt dat niet.

Bovenstaande voorbeelden geven alle aanleiding tot doorvragen, namelijk (respectievelijk):

  • Wat zijn de andere redenen?
  • Hoe zie je dat dan voor je? Wat had je in gedachten?
  • Waar zit je twijfel?
  • Wat zijn de andere aspecten of kanten volgens jou?
  • Waarom werkt dat niet volgens jou?

Geef tijdens gesprekken regelmatig een samenvatting, waarin u met uw eigen woorden hetgeen gezegd is, verkort weergeeft.

Spreek af dat u tijdens één of meerdere vergaderingen alle samenvattingen geeft (als oefening). Vraag in zo’n geval direct feedback op de juistheid van uw samenvattingen.

Maak (als oefening) een verslag van een aantal gesprekken, die u vervolgens door uw gesprekspartner laat checken.

Maak tijdens gesprekken regelmatig gebruik van ‘begrip toetsen’. Voorbeeld:

  • Begrijp ik het goed, dat je zegt dat…’
  • Bedoel je …
  • Dus als ik je goed begrijp ben jij van mening dat …

Bedenk tijdens gesprekken elke keer als u wat wilt zeggen of het niet beter/effectiever is nog een vraag te stellen. Dwing uzelf minder informatie te geven en meer informatie te vragen (door te vragen).

Wen uzelf er aan dat u voordat u een gesprek met een cliënt aangaat, de zaken afwerkt die zeer dringend om uw aandacht vragen.  Plan uw afsprakenagenda zo dat hier ruimte voor is, anders zult u zich misschien te vaak bij uw cliënten moeten verontschuldigen dat u hen hebt laten wachten.  Het gaat hier alleen om zaken die uw aandacht bij het komende gesprek teveel zouden afleiden, waarmee noch uzelf noch uw cliënt gebaat zullen zijn.

Ga bij uzelf de laatste routine gesprekken en vergaderingen na.  Hebt u daaruit steeds alle informatie gekregen die u nodig hebt?  Waren er zaken die achteraf complexer bleken dan het zich aanvankelijk bij die gesprekken liet aanzien?  Waren er in het gesprek momenten die u nu een tijdsbesparing hadden opgeleverd als u toen had doorgevraagd?

Vraag uzelf regelmatig af: ‘Wat is nu eigenlijk de boodschap van die ander?’  Stel u daarbij in op verder gaan dan alleen de letterlijke inhoud.

Waren er relevante non-verbale signalen en hoe hebt u daar op gereageerd?

Bemerkt u bij uzelf verschillen in alertheid en doorvraagtechnieken bij verschillende professionele gesprekssituaties?  Kunt u daar patronen in herkennen?  Heeft het zin om deze patronen aan te houden of wilt u er juist iets aan veranderen?

Oefen uzelf in het herkennen van doorvraagmogelijkheden in gesprekken.  Het gaat om zinnen waarbij de ander suggereert dat er meer feiten of alternatieven aanwezig zijn, die evenwel niet worden genoemd of waarbij een mening wordt uitgesproken zonder onderbouwing.

Maak er een gewoonte van om in uw gesprekken regelmatig te verifiëren of u de bedoeling van de ander goed begrepen hebt.

Oefen met het stellen van een vraag vóór u zelf informatie inbrengt.

Oefen uzelf in het geven van samenvattingen van het gesprek, waarbij u zorgvuldig nagaat of de aanwezigen het daarmee eens zijn.

Vraag een collega om uw waarnemingsvaardigheden in gesprekken met cliënten te observeren.  Vraag feedback.

Ideeën en meningen in toepasselijke en begrijpelijke taal aan anderen duidelijk maken in woorden en lichaamstaal, goed afgestemd op de ander.

Ontwikkeltips

Vraag wanneer enigszins mogelijk, om feedback.

U kunt natuurlijk zelf veel oefenen met dit gedrag.  U kunt bijvoorbeeld uw gesprekken opnemen, terugluisteren en daar conclusies aan verbinden.  Maar ook dan bent u gebaat met een meeluisteraar die u voorziet van feedback.

Onduidelijk spreken en slordig taalgebruik kunt u wel op deze manier bij uzelf waarnemen en proberen te verhelpen.  Opnemen en terugluisteren is in ieder geval ook een goede maatregel als u een voordracht wilt houden op een belangrijke bijeenkomst.  Als u de video daarbij gebruikt hebt u tegelijk zicht op uw lichaamstaal.

Een goede voorbereiding op gesprekken, waarbij u zich vast oriënteert op de te verwachten situatie en op de gesprekspartner kan de kwaliteit van de gesprekken aanmerkelijk bevorderen.  Laat dit een korte voorbereiding van de gesprekken deel uit maken van uw dagelijkse routines.

Maak een steekwoordenlijstje voor uw belangrijke werkprocedures.

Probeer zoveel mogelijk aan te sluiten bij het tempo, de stijl en het taalgebruik van uw cliënt, maar doe dat wel correct, anders wordt het belachelijk.

Praat niet te vlak, let op een natuurlijke ‘zinsmelodie’, wissel van intonatie.

Denk om uw lichaamstaal: kijk uw gesprekspartner aan, gebruik passende gebaren en pauzes om belangrijke informatie te onderstrepen.

Benut voorkomende gelegenheden om ervaring op te doen, bijvoorbeeld door bij bijzondere gelegenheden het woord te voeren.

Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of de organisatie.

Ontwikkeltips

Denk na over het belang van dit kenmerk:

  • Wat is het en waarom is het belangrijk?
  • Kijk waaruit een lage score op dit kenmerk voortvloeit. Bent u niet op de hoogte van de bedoelde ontwikkelingen (probleemanalyse, te weinig initiatief), overziet u ze niet, bijvoorbeeld het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, relevant, niet relevant (probleemanalyse), kunt u zich geen mening vormen (oordeelsvorming) of durft u deze niet uit te spreken (besluitvaardigheid).

Vraag uit uw omgeving de meningen over bepaalde economische, sociale of politieke ontwikkelingen. Vraag ook naar de effecten van deze ontwikkelingen op uw werk, de organisatie.

Zoek naar opdrachten waarbij voorbereide maatregelen genomen moeten worden voor uw afdeling/divisie, houd daarbij rekening met sociale, economische en politieke ontwikkelingen.

Stel dergelijke ontwikkelingen aan de orde en laat mensen erover discussiëren. Wees zelf actief betrokken bij deze discussie.

Pleeg, voor u bepaalde ontwikkelingen ten uitvoer brengt, overleg met interne (markt)specialisten. Verwerk daarna deze informatie in uw plan.

Geef voor een bepaalde groep een presentatie over bepaalde sociale, economische of politieke ontwikkelingen en hun invloed op de eigen organisatie. Benut hierbij de achtergrondinformatie en toets uw mening hieraan.

Reserveer in uw agenda een aantal uren per maand of per week uitsluitend om u te oriënteren op economische, sociale, politieke en wetenschappelijke ontwikkelingen.

Maak samen met collega’s een plan voor het lezen van relevante vaktijdschriften, boeken, en aansluitingen op andere media.  Stel kopieën van belangrijke artikelen of samenvattingen van belangrijke informatie voor elkaar beschikbaar.

Werk mee aan ontwikkelingsplannen voor uw beroepsgroep of organisatie en oriënteer u op de belangrijke informatiebronnen voor deze materie.

Acties ondernemen die meer gebaseerd zijn op eigen overtuigingen dan op een verlangen anderen een plezier te doen.

Ontwikkeltips

De zekerheid in optreden die een klant, een collega of een medewerker van u verwacht berust in eerste instantie op relevante vakkennis en professionele vaardigheden.  Zorg dat u daarover op een meer dan gemiddeld niveau beschikt.

Reserveer tijd om terug te kijken op recent professioneel handelen.  Beoordeel uw eigen resultaten, uw vakkennis en uw vaardigheden als vanuit een onafhankelijk professioneel standpunt.

Vraag gedetailleerd feedback aan opdrachtgevers en collega’s over uw professionele prestaties.

Ga bij uzelf na of er voorbeelden zijn van situaties waarin u zich te afhankelijk of te aarzelend hebt opgesteld.  Onderzoek wat de reden daarvoor is geweest.

Ga in uw werkomgeving of organisatie na of er problemen voor anderen ontstaan door uw onafhankelijk optreden of uw onafhankelijke positie.

Effectief communiceren van eigen standpunten en argumenten en het opsporen en benoemen van gemeenschappelijke doelen. op een manier die over en weer tot overeenstemming leidt.

Ontwikkeltips

Oefen in uw werkomgeving of in uw sociale omgeving met onderhandelingen over op zich misschien niet zo geweldig belangrijke dingen zoals vakantieperioden, vakantiebestemmingen, dienstroosters, weekenddiensten en dergelijke.  Let op de emoties die boven komen als er kleine belangen gaan spelen.  Speel daar beheerst met uw gevoelens, uw begrip en met respect op in.  Bepaal wel vooraf uw eigen mogelijkheden en grenzen, want dit soort situaties mogen nooit uit de hand lopen.

Bereid serieuze onderhandelingssituaties goed voor.  Werk de situatie, de te bereiken resultaten, de argumentatie en de te volgen strategie vooraf uit.  Zoek een collega of een andere relatie die de onderhandelingssituatie met u wil doornemen en eventueel in een rollenspel wil uitspelen.

Benut een bestuurlijke functie om met de delegatie mee te gaan als er vanuit uw bestuursorgaan met andere partijen onderhandeld moet worden.

Loop een tijdje mee met iemand die goed kan onderhandelen en bekijk de gesprekstechnieken die worden gehanteerd.

Probeer de onderhandelingsmomenten in allerlei alledaagse situatie te herkennen, kijk hoe de partijen zich gedragen en hoe de onderhandelingsprocessen verlopen.

Vraag, wanneer uw onderhandelingen vastlopen, naar wat uw gesprekspartner precies wil bereiken.  Onderzoek of er een resultaat te benoemen valt waarmee alle partijen vrede kunnen hebben.

Signaleren van kansen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe producten of diensten. Zich richten op het sluiten van transacties en het inslaan van nieuwe wegen.

Ontwikkeltips

Verzamel informatie uit bijvoorbeeld kranten, vakliteratuur en internet met betrekking tot trends en marktontwikkeling en stel vast welke kennis, producten of diensten op korte termijn gevraagd zullen worden.

Neem deel aan projecten waarbij een appèl wordt gedaan op ondernemerschap; beargumenteer waarom een toepassing, product of dienst kans van slagen heeft voor wat betreft de marktontwikkelingen en formuleer een plan om deze in de markt te introduceren.

Formuleer een aantal nieuwe ideeën. Analyseer vervolgens welk idee de meeste kans van slagen heeft. Werk dat idee uit tot een plan; hoe en door wie wordt het idee verder ontwikkeld, welk budget is nodig, wat is de verwachting, hoe wordt bijvoorbeeld de toepassing, het product of de dienst gelanceerd en geleverd etc.

Spreek met belanghebbenden/ klanten over hun tevredenheid over je diensten en producten tot nu toe en onderzoek wat mogelijke (nieuwe) wensen of behoeften zijn.

Spreek met collega’s uit de organisatie die blijk hebben gegeven van ondernemerschap: neem kennis van hun ideeën en gedachtegang. Bespreek met name het aspect durven en niet durven.

Gegevens en mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen.

Ontwikkeltips

Stel uzelf, elke keer dat u tot een oordeel of oplossing van een probleem komt of moet komen, de volgende vragen:

  • Welke criteria zijn belangrijk?
  • Welke criteria/aspecten weeg ik (bewust) niet mee?
  • Welke prioriteiten stel ik, en hoe bepaal ik de rangorde?
  • Wat zijn de voor- en nadelen van de diverse opties?
  • Hoe realistisch en relevant is mijn uiteindelijke keuze?

Onderzoek uw eigen vooroordelen en ‘het-is-altijd-zo-geweest’-houding. In hoeverre bepalen die uw oordelen?

Maak in het geval van probleemsituaties afwegingen met +/- schema’s (voor-en nadelen).

Werk eens alternatieve plannen uit naast een favoriet plan.

Toets altijd achteraf hoe in specifieke (probleem)situaties de oordeelsvorming tot stand is gekomen.

Stel uzelf altijd actief de volgende vragen: ‘hoe ben ik tot dit oordeel gekomen?’, ‘Wat zijn de voor- en nadelen van mijn oordeel?’, ‘Heb ik andere ideeën/afwegingen bekeken?’, ‘Hoe gedegen was mijn voorbereiding?’, ‘Heb ik goed onderbouwde argumenten voor mijn oordeel?’.

Eigen gedrag in lijn brengen met het beleid, de behoeften, de prioriteiten en de doelen van de organisatie.

Ontwikkeltips

Bespreek met uw leidinggevende specifieke situaties die indruisen tegen belangrijke waarden en belangen van de organisatie. Welke beslissing of welk gedrag is volgens u in het kader hiervan gepast en waarom?

Beschrijf een aantal belangrijke gedragscodes binnen uw organisatie en toets deze bij uw leidinggevende af.

Stel uzelf de volgende vragen : Toon ik me loyaal waar anderen kritiek spuien? Kom ik uit voor eigen betrokkenheid bij het opgedragen beleid? Sta ik achter beslissingen die voor de organisatie nuttig/nodig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn? Uit ik positieve kritiek op de prestaties van de organisatie, zonder de organisatie af te vallen? Voer ik richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met het belang van de eigen dienst of van mezelf?

Onderzoek in hoeverre u moeite hebt met bepaalde normen en waarden, verwachtingen en eisen die de organisatie stelt en waarom. Bespreek deze met uw leidinggevende.

Tracht uw organisatie te vertegenwoordigen in externe werkgroepen waarbij u de afgevaardigde van uw werkgever bent.

Schrijf voor uzelf eens op waarom u trots bent om voor deze organisatie te werken.

Bespreek met uw leidinggevende de visie en waarden van de organisatie en welk concreet gedrag deze uitdragen.

Ga na hoe u zelf concreet de waarden van uw organisatie in relaties met anderen kunt uitdragen. Welk gedrag weerspiegelt deze waarden? Vraag feedback aan anderen over hoe ze u ervaren of percipiëren in deze context. Wat kunt u hieruit leren voor uzelf? Waar gaat u in het vervolg extra aandacht aan besteden?

Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie.

Ontwikkeltips

Zorg ervoor dat u goed op de hoogte bent van de organisaties en de werkwijzen van de verschillende disciplines waarmee u samenwerkt.  Zie hen als klant van u en beschouw uzelf als klant van hen.  Bespreek over en weer de gewenste condities voor de aflevering van uw producten en resultaten.  Regel een vorm van terugkoppeling over deze zaken.

Neem deel aan interdisciplinaire projecten.

Let op houdingen en gedrag van collega’s uit andere disciplines, wanneer u met inhoudelijke voorstellen komt vanuit uw eigen vak.  Onderzoek of uw presentatie bijvoorbeeld onbedoeld weerstanden oproept, los dit op, verhelder de situatie, kies een andere stijl van aanpak, pas uw gedrag aan, stel voorzichtige vragen.

Maak gebruik van mogelijkheden om dezelfde zaken vanuit andere posities te bekijken, aanvaard bijvoorbeeld een functie in uw beroepsvereniging, in het bestuur van een instelling of bij het organiseren van een evenement.

Ga kijken hoe het werkt bij uw collega’s uit andere disciplines.  Bied hen de gelegenheid om bij u in de keuken te kijken en zorg voor een goed inwerktraject voor uzelf.

Reageer alert op wrevel of tegenwerking die schijnbaar ontstaan is in klantprocessen waar u bij betrokken bent.  Onderzoek de oorzaken, toon begrip en los kleine problemen op.

Blijf niet staan bij symptomen maar doe iets aan de onderzoeken als u merkt dat onbegrip of onwetendheid van anderen uw klantenprocessen verstoort.  Let op uw gedrag.  Vriendelijkheid kan ook zeer effectief zijn.

Gedrag dat er op gericht is om anderen te overtuigen en instemming te krijgen met plannen, ideeën of producten.

Ontwikkeltips

Oefen met het kijken naar een situatie vanuit de positie van een klant. Vorm vanuit diens standpunt voor uzelf een idee over de volgende zaak:

  • Wat voor redenen zou ik hebben om vanuit die positie niet naar de hem te luisteren?
  • In wat voor relatie sta ik tot hem: neutraal, vertrouwen, wantrouwen?
  • Wil ik dat zo houden of wil ik dat veranderen?
  • Wat is het doel dat ik zou willen bereiken?
  • Wat voor argumenten heb ik daarvoor?
  • Wat zou ik nooit willen accepteren?

Oefen in het tot stand komen van een goed eerste contact met onbekenden:

  • Zie ik of de ander rustig is of gespannen en waar zijn eerste aandacht op is gericht?
  • Kan ik zien of de ander open staat voor het ontvangen van communicatie?
  • Kan ik opmerkingen maken die zonder weerstand aansluiten bij de situatie of die betrekking hebben op de actuele interesse van de ander?
  • Gebruik als inleiding een neutrale vraag of neutrale gesprekstof om voorzichtig wederzijdse communicatie op gang te brengen.

Oefen met spiegel of videocamera om te zien of uw lichaamstaal steeds in overeenstemming is met de verbale boodschap.  Let ook op uw intonatie.

Probeer vooral goed waar te nemen hoe u zelf omgaat met weerstand of verrassingen in het gesprek en let op effecten van reacties die u dan geeft.

Houdt oogcontact, laat duidelijk blijken tot wie u zich richt.

Oefen met verschillende stijlen van reacties, informatie vragend, uitleg gevend, docerend, defensief en niet-defensief, emotioneel en niet-emotioneel, et cetera.

Zorg voor een goede onderbouwing van uw doelstellingen en wees voorbereid op weerstand.  Kom eventueel zelf met tegenargumenten en geef uw weerlegging.

Behandel de gesprekspartner die weerstand biedt met respect.  Richt u tegen zijn argumenten of tegen zijn visie maar niet tegen zijn persoon.

Oefen in helder, kort en bondig argumenteren, maar beoefen tegelijk ook het ingaan op dieper tastende vragen en het geven van gedetailleerde uitleg.

Oefen in het even afzien van het sturen, geeft uw gesprekspartner ruimte om zijn inbreng te leveren en met andere visies en argumenten te komen, benoem de voordelen en nadelen daarvan en sluit daar later op aan met uw eigen betoog.

Herhaal uw argumenten wanneer u niet goed werd begrepen, maar doe dat niet te vaak.

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken.

Ontwikkeltips

Werk met vaste procedures, protocollen en checklists.

Als die er niet zijn, maak ze zelf.

Ontwikkel een typering of classificatie van uw verschillende professionele activiteiten.  Formuleer daarbij voor u zelf de volgende zaken:

  • Welke zichtbare resultaten worden met deze activiteiten bereikt;
  • Wie zijn de afnemers van deze resultaten;
  • Welke middelen – tijd, mensen, faciliteiten, ruimte, geld, e.d. – zijn hiervoor nodig en hoe worden die verkregen;
  • Welke andere professionele disciplines zijn hierbij betrokken;
  • Op welke personen kan zo nodig een beroep worden gedaan;
  • Hoe ziet bij deze activiteit een normaal procesverloop met tijdstraject er uit, welke complicaties kunnen zich daarbij voordoen;
  • Welke noodmaatregelen zullen dan moeten worden getroffen en hoe het staat met de voorbereiding en beveiliging op noodsituaties.

Zoek een gemakkelijke manier om uw agenda effectief bij te houden.  Organiseer het zo dat u op tijd de relevantie signalen krijgt maar niet overspoel wordt met informatie.

Oefen in terug kijken: neem regelmatig tijd om na te gaan of u nog alle stappen van een bepaald klantproces in uw herinnering in de juiste volgorde kunt reconstrueren.

Anders terug kijken: kijk aan het eind van een werkdag of werkweek terug en ga na of u die dag gedaan hebt wat u vooraf van plan was.  Zoek uit wat voor zaken het waren die u hebben belemmerd uw planning uit te voeren.  Ga na of er regelmatig terugkerende patronen zichtbaar worden, bijvoorbeeld detailkwesties die onnodig veel tijd eisen en uw werkritme verstoren.  Bedenk een strategie om deze patronen te veranderen.

Oefen in vooruit kijken: neem regelmatig de tijd om vooruit te zien naar het programma van de volgende dag of de volgende week.  Als het u meestal lukt om na zo’n moment van beschouwing rustig terug te keren naar uw actuele bezigheden kan dat een indicatie geven dat het structureren bij u aardig slaagt.

Een goede indruk geven van zichzelf en daarmee ook van de organisatie. Informatie en diensten professioneel aanbieden. Zich presenteren zoals de organisatie bij het uitvoeren van centrale activiteiten gezien wil worden door de buitenwereld.

Ontwikkeltips

Bereid een presentatie terdege voor, probeer het uit met een of meer toehoorders, of neem het op, vraag feedback.

Wees duidelijk in de boodschap die u wilt overbrengen.

Presenteer geen boodschap wanneer u niet innerlijk overtuigd bent van het belang daarvan.

Gebruik een handig schema, passend bij de situatie en het onderwerp.  Bijvoorbeeld: ‘histeprak’ (historisch, technisch en praktisch perspectief), ‘ecohycul’ (economische, hygiënische en culturele aspecten van de zaak), de 4P’s: (position, problem, possibilities, proposal) en dergelijke.

Probeer bij uzelf waar te nemen hoe u informatie opneemt als u presentaties van anderen bijwoont.  Experimenteer met wat u daarvan geleerd hebt.

Vraag altijd feedback over presentaties die u zelf hebt gehouden.

Praat met uw collega’s over de inhoud van een geplande voordracht en de relatie die er is met uw beroepscode

Zorg voor goed voorlichtingsmateriaal, brochures, plaatjes, dia’s, met uitstraling.

Oefen met het bedienen van moderne hulpmiddelen.  Zorg voor assistentie.

Zorg ervoor dat u verzekerd bent van het goed functioneren van de apparatuur die u bij uw presentatie gaat gebruiken.

Benut van alles, een bijzondere gelegenheid, verjaardagen, jubilea en dergelijke, om te oefenen in het spreken in het openbaar.  Bekijk hoe uw verhaal overkwam en wat er al of niet ging naar uw wens.

Ga kijken bij mensen die goed kunnen presenteren.  Bekijk wat u van hun technieken en vaardigheden kunt leren.  Probeer dat voor uzelf uit.

Lees of luister uw verhaal eens na wanneer u moe bent of eigenlijk iets anders aan uw hoofd hebt.  Was het verhaal nu nog net zo boeiend en overtuigend?

Signaleren van problemen, herkennen van belangrijke informatie, verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen, zoeken van ter zake doende gegevens.

Ontwikkeltips

Organiseer uw werkomgeving zo dat u steeds over de informatie beschikt die voor professionele beslissingen van goede kwaliteit nodig is.

Gebruik een lijstje voor het toetsen van de compleetheid van uw analyses:

  • Werd het juiste probleem vastgesteld en de juiste eigenaar?
  • Waren er verbonden of onderliggende problemen?
  • Waren de verschijnselen helder te relateren aan het probleem?
  • Konden de oorzaken helder en eenduidig worden vastgesteld?
  • Werd juiste en volledige informatie gebruikt?
  • Wat was de bron?
  • Wat was de kwaliteit ervan?
  • Werd alle beschikbare informatie gebruikt?
  • Zijn alle relevante bronnen benaderd?
  • Was de beredenering correct, de prioriteiten en relevanties goed ingeschat.
  • Was de argumentatie correct?
  • Vloeide de ondernomen actie logisch voort uit het voorafgaande?

Gebruik een ervaring met betrekking tot gemiste informatie om een volgende keer op dat punt te oefenen met doorvragen.

Verken te verwachten probleemsituaties vooraf door literatuuronderzoek, dossieronderzoek, marktverkenning en dergelijke.

Werk aan een handboek voor uw praktijk met daarin een overzicht van voorkomende gevallen, daarbij te verzamelen informatie, hierop aansluitende conclusies en volgende acties.  Dat is gelijk handig voor het inwerken van een nieuwe collega.

Reflecteer achteraf op analyses waarover u zeer tevreden bent en ook op de analyses waarover u ontevreden bent.  Wat ging er goed, wat ging er fout en wat valt er hier uit te leren?

Vraag feedback aan collega’s over analyses die u recent gemaakt hebt.

Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is.

Ontwikkeltips

Definieer een gemeenschappelijk doel en actieplan en zorg dat je hierover met alle betrokkenen een consensus bereikt.

Spreek met collega’s en medewerkers een duidelijke taakverdeling af waarbij je er goed voor zorgt dat iedereen voortbouwt op het werk van de anderen om een gezamenlijk resultaat te bereiken.

Maak met alle betrokken partijen bij een gemeenschappelijke taak een stand van zaken op + een vervolgactieplan.

Geef iedereen in de groep gerichte feedback op zijn aandeel in een taak.

Ga eens op zoek naar anderen die kunnen meewerken aan een gemeenschappelijk project dan diegenen waar je gewoonlijk beroep op doet.

Geef eens voorrang aan een taak van de groep ten opzichte van een persoonlijke taak.

Help uw medewerkers en collega’s zichzelf te helpen, maar doe ook af en toe dingen voor hen die u stikt genomen misschien niet hoeft te doen.

Onderneem actie, loop niet weg wanneer u ziet dat ergens directe hulp nodig is of wanneer uw hulp gevraagd wordt.  Haal er zo nodig anderen bij.

Reageer ook positief op voorstellen en ideeën die nog niet helemaal in uw richting gaan, of die niet rechtstreeks tot uw werkgebied behoren.

Probeer bij goede voorstellen aan te sluiten en ze uit te bouwen naar een zo groot mogelijk nut voor alle betrokkenen.

Pak af en toe een vervelende klus voor uw medewerker of voor een collega op.

Werk mee aan interdisciplinaire projecten.  Help spanningen te verminderen en conflicten te voorkomen.

Verdiep u in de situatie van uw collega’s uit andere disciplines en bedenk creatieve oplossingen voor gezamenlijke problemen.

Bekijk de situatie vanuit het standpunt van de ander en onderneem vast stappen om aankomende problemen te verminderen.

Ideeën en meningen in begrijpelijke en correcte taal op schrift stellen.

Ontwikkeltips

Schrijven leert men vooral door ervaring en routine. Om daadwerkelijk te leren is het nodig om feedback te regelen op door jou geschreven stukken. Zoek naar structurele fouten en patronen in je schrijfstijl of taalgebruik.

Stel je beschikbaar als secretaris van een werkgroep of project. Ondanks dat het niet altijd wordt gewaardeerd en wellicht niet het meest boeiende werk is leer je ook van het maken van verslagen hoe je moet schrijven.

Leer van andermans teksten en aanpak. Ga in gesprek met iemand die bekend staat als een goede schrijver. Vraag om tips waar je bij het schrijven op kunt letten. Neem over van zijn aanpak wat bij je past.

Leg contact met een communicatieadviseur, interne voorlichter of (senior) beleidsmedewerker en vraag hem je een tijdje te coachen bij het schrijven.

Stijl en schrijffouten zijn vaak repeterende patronen. Maak daarom een lijstje met de meest voorkomende regels en hang deze op een goed zichtbare plaats.

Er zijn vele hulpmiddelen op taalgebied. Bijvoorbeeld het Groene Boekje.

Lezen doet schrijven. Veel lezen geeft routine in het ontleden van een tekst. Dat komt goed van pas als je zelf een tekst moet schrijven. Lees bij voorkeur wel vergelijkbare teksten als je zelf schrijft….

Er zijn goede trainingen op de markt op het gebied van schrijfvaardigheid, in het bijzonder voor beleidsmedewerkers.

Vorm een intervisiegroep met een aantal collega’s waarin feedback op elkaars schrijfwerk wordt gegeven.

Schrijf een verslag van bijvoorbeeld een bijeenkomst en vraag een collega die daar ook aanwezig was om dat verslag te beoordelen wat betreft de opbouw, het taalgebruik, de zinsbouw en de leesbaarheid.

Zorg voor een goede voorbereiding alvorens je begint met schrijven. Denk na over wat je wilt bereiken over de stijl en structuur.

De volgende richtlijnen kunnen je helpen duidelijk en beknopt te schrijven:

  • Maak een overzicht van de belangrijkste punten of ideeën die je wilt behandelen, in de volgorde waarin je deze wilt behandelen.
  • Begin met aan te geven wat het hoofdonderwerp van het stuk zal zijn, en wat voor bijkomstige zaken je wilt bespreken.
  • Sluit het stuk af met een samenvattend overzicht dat de ideeën en feiten die je hebt behandeld nog eenmaal de revue laat passeren.
  • Vraag je af wat de lezer wil weten. Hoe gedetailleerd moet je rapporteren? Is het waarschijnlijk dat het hele stuk gelezen gaat worden?
  • Schrijf een eerste concept, lees dat door en herzie het voordat je de uiteindelijke versie schrijft.

De volgende richtlijnen kunnen je helpen om je schrijfstijl te verbeteren:

  • Vraag aan een manager, een collega of een vriend om je te laten weten wat zij van rapporten en andere door jou geschreven stukken vinden. Vragen die je hierbij kunt stellen zijn: “Wat denk je dat de boodschap is?” en “Wat zijn de gedeelten die je niet begreep?”
  • Als je verkeerd begrepen bent, probeer dan vast te stellen waar dit aan ligt: Gaf je onvoldoende informatie? Gaf je onduidelijke/ onjuiste informatie? Gaf je onnodige of verwarrende details?
  • Vraag om feedback aan de ontvangers van een aantal door jou geschreven stukken en zoek naar foutpatronen of zaken die verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Stel vast waar de problemen liggen en probeer die in de toekomst te corrigeren.
  • Bepaal wie de doelgroep is en stem je tekst hierop af.

Laat een collega van een andere afdeling een stuk doorlezen als het bedoeld is voor verspreiding onder een grote groep mensen. Vraag die persoon om het stuk te controleren op vaktaal en om te kijken of het begrijpelijk is.

Ontwikkel een meer beknopte schrijfstijl door je oude memo’s door te lezen en te kijken of je hetzelfde ook in minder woorden kunt zeggen.

Leer van andermans teksten en ga eens in gesprek met iemand die bekend staat als een goede schrijver. Vraag om tips waar je bij het schrijven op kunt letten.

Probeer bij het schrijven van abstracte teksten deze zo concreet mogelijk te formuleren door gebruik te maken van voorbeelden.

Neem binnen en buiten het werk taken op je waarbij je je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid kunt oefenen (bijvoorbeeld schrijven van een verslag, voorbereiden van een persbericht, schrijven van een verhaal in je verenigingsblad, schrijven van artikel in vaktijdschrift).

Volg een training waarin door de deelnemers onderling feedback wordt gegeven op de geschreven stukken. In plaats hiervan of in aanvulling op zo’n training kun je met een aantal collega’s een intervisiegroep opzetten waarin feedback wordt gegeven op elkaars werk. Een bijkomend voordeel is dat collega’s meer zicht krijgen op de inhoud van elkaars werkzaamheden.

Vermijd lange, ingewikkelde zinnen. Ook door teveel gebruik te maken van vakjargon, afkortingen of woorden uit een andere taal kan de leesbaarheid van een stuk afnemen.

Zich bewust tonen van andere mensen, de omgeving en de eigen invloed hierop. Gedrag dat getuigt van het onderkennen van de gevoelens en behoeften van anderen.

Ontwikkeltips

In het algemeen geldt dat eerst moet worden vastgesteld, welke momenten in het werk om sensitief gedrag vragen. Vervolgens dient dat gedrag (op micro-niveau) te worden benoemd en voorbereid. Voorbeelden van situaties zijn: ziekte van een collega/medewerker, een emotioneel reagerende klant/collega/medewerker, een op te lossen probleem of een gemaakte (eigen) fout.

Toon begrip (d.w.z. verwoord het gevoel van de ander) wanneer de gelegenheid zich voordoet, bijvoorbeeld in het geval van emotionele reacties, conflicten, spannende momenten (examens), prestaties (‘ik kan me voorstellen dat je daar trots op bent, blij mee bent’) Bepaal eerst welk ‘gevoel’ (welke emoties) de ander uitstraalt (=inlevingsvermogen), benoem daarna dat gevoel (‘ik kan me voorstellen dat je daarvan baalt’)

Inventariseer de verjaardagen van uw medewerkers/collega’s en feliciteer hen.

Let op mogelijkheden om complimenten of positieve feedback te geven en gebruik deze. Houd bij, wie u waarover en wanneer een compliment hebt gegeven. Zorg ervoor, dat elke medewerker complimenten krijgt, maar: overdrijf niet.

Vraag hoe het is gegaan, wanneer een medewerker/collega de dag na een voor hem belangrijk moment weer op het werk verschijnt. Voorbeelden van belangrijke momenten zijn een examen, de eerste rijles, een bijzonder feestje, vakantie, sportwedstrijden, verhuizing of begrafenis.

Leg contact met een zieke medewerker na een bepaalde tijd, niet om te vragen wanneer hij terugkomt, maar om te informeren naar diens gezondheid en om begrip te tonen voor het feit, dat de ander zich ziek voelt.

Besteed expliciet aandacht aan degene, die na een ziekteperiode weer op het werk verschijnt. Heet hem als het ware ‘welkom’.

Bied altijd uw verontschuldigingen aan wanneer een ander (collega/klant/medewerker) terechte kritiek of een terechte klacht heeft.

Wanneer een medewerker/collega met een duidelijk ‘humeur’ rondloopt, kunt u deze aanspreken met de volgende zin: ‘Het lijkt wel of je ergens mee zit, is dat ook zo?’. Laat zien, dat u tijd en aandacht wilt besteden aan het feit dat de ander ergens mee zit.

Informeer goed naar de behoeften en belangen van uw gesprekspartners. Zeg, dat u hun belangen/behoeften begrijpt (!dit is niet hetzelfde als gelijk geven!).

Vraag u elke keer dat u een belangentegenstelling ervaart tussen uzelf en een ander, bewust af, wat de behoeften en belangen van de ander kunnen zijn. Concentreer u niet uitsluitend op uw eigen belangen en behoeften.

Betrek medewerkers expliciet bij de gang van zaken op de afdeling, door hun hulp te vragen bij het oplossen van problemen. Beloon (goede) ideeën met een compliment.

Spreek, wanneer de gelegenheid zich voordoet, vertrouwen uit in een medewerker (‘ik vertrouw erop dat je dit goed afrond’).

Spreek, wanneer de gelegenheid zich voordoet, waardering uit voor het feit dat medewerkers/collega’s zich inzetten.

Zich zonder moeite onder andere mensen kunnen begeven. Gemakkelijk naar anderen toestappen en zich gemakkelijk in gezelschap mengen.

Ontwikkeltips

Bekijk in wat voor netwerken en verenigingen u opgenomen bent, wat voor netwerken en verenigingen dat zijn, wie tot de kern ervan behoren en welke rol u er zelf bij vervult.

Kijk naar een van uw eigen netwerken.  Uit welke personen bestaat het?  Wat zijn hun behoeften?  Wat hebt u het laatst gedaan om dat eigen netwerk vitaal te houden?

Ga naar Internet, zoek informatie over een onderwerp dat belangrijk is voor uw beroep en reageer daarop met e-mail.

Kijk in uw omgeving uit naar voor u interessante sociale activiteiten, verenigingen en bestuurlijke activiteiten.  Onderneem stappen om daaraan deel te nemen.

Let op de sociale agenda van uw woonplaats en van uw werkomgeving.  Laat u zien bij belangrijke evenementen en recepties en neem u bijvoorbeeld voor om minstens drie onbekende mensen aan te spreken.

Organiseer in uw buurt of werkomgeving interessante, leuke evenementen of zinvolle actieprogramma’s waarbij mensen elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken.

Neem bij uzelf waar welke gevoelens bij u worden opgeroepen bij het lezen van de drie voorgaande suggesties.  Neem een besluit of u daar al of niet iets mee wilt doen.

Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel.

Ontwikkeltips

Stress kan verschillende vormen aannemen.  De eerste stap in goed omgaan met stress is vaststellen wat u nu precies beleeft.  Bijvoorbeeld:

  • Spannende kansen en uitdagingen? (positieve stress).
  • Hoge eisen, vervelend werk? (negatieve stress).
  • Teveel moeten doen met te weinig middelen in te weinig tijd? (overbelasting).
  • Snelle pols, hartkloppingen, gejaagd gevoel, onrust? (opwinding)
  • Benauwdheid, hitte, kou, stof? (ongunstige omstandigheden).
  • Pijn, stijve spieren, moe, hoofdpijn? (verkeerde bewegingen, inspanning, houding, lichamelijke overbelasting, ziekte).
  • Depressiviteit, verdriet, boosheid, ongeremdheid? (emotionele stress).
  • Combinatie van overbelasting, moeheid, somberheid, over bezorgd zijn, uitputting: (burn-out).

Probeer vast te stellen wat de oorzaak is van de stress die u ondervindt, hoe groot de daaraan verbonden risico’s zijn en wat u ermee kunt doen:

  • Stress verminderen:
    1. oorzaak wegnemen,
    2. veranderingen aanbrengen,
    3. acties ondernemen.
    4. Stress reguleren:
    5. de oorzaak anders benaderen,
    6. de situatie anders interpreteren,
    7. de situatie accepteren,
    8. de stressgevoelens onderkennen en daarmee omgaan,
    9. ontspanningsoefeningen doen,
    10. tijd nemen om te herstellen van schade door langdurige stress,
    11. het slechts mogelijke scenario ontwikkelen  – als u dat kunt overleven, hoeft u daar tenminste geen zorgen over te hebben -,
    12. positief zelfbeeld oppakken en handhaven, naar een speciale training gaan of deskundige hulp vragen.

De juiste manier om ooit last van burn-out te krijgen:

  • zeer hooggestemde idealen hebben,
  • aan uzelf en anderen te zware eisen stellen,
  • altijd ongeduldig zijn en u snel irriteren aan het gedrag van anderen,
  • altijd zeker weten dat u gelijk hebt,
  • het gevoel aankweken dat mislukkingen altijd u overkomen,
  • anderen altijd de schuld geven,
  • denken dat u alles toch zelf moet doen,
  • u er boos maken over onbelangrijke detailkwesties,
  • het gevoel aankweken dat men u dwingt meer te doen in minder tijd,
  • veel tijd en energie besteden aan bijzaken terwijl u de hoofdzaken laat liggen.

Slechte en goede strategieën voor het omgaan met stress:

  • Verdringen (slecht) tegenover: het verleden loslaten (goed).
  • Ontkennen, niet accepteren, tegenover blijven hopen en beterschap.
  • Boosheid afreageren op anderen, tegenover energie laten afvloeien met lichamelijke inspanningen of sport.
  • Anderen de schuld geven, tegenover: elkaar helpen er overheen te komen.
  • Werk voor u uitschuiven, tegenover: afmaken.
  • Excuses, smoezen bedenken, tegenover methodisch evalueren en leren.

Neem een pauze als de emoties hoog oplopen.

Zorg voor voldoende rust.  Neem, als de wereld u te hectisch dreigt te worden, geen nieuwe uitdagingen of opdrachten aan, maak lopende afspraken af draag werkzaamheden over.

Zorg voor goede sociale relaties met de mensen in uw omgeving.  Kweek goede sociale relaties, onderhoud ze, verzorg ze.

Bestrijd gevoelens van onmacht.  Benader incidenten en plotselinge veranderingen als gelegenheden voor nieuwe kansen en mogelijkheden.  Kies bewust voor zelfbestuur of voor overlaten aan de omgeving en het noodlot.  Bekijk altijd welk onverwacht voordeel er te behalen valt uit een ongewenste situatie.  Leer van uw ervaringen.

Vermijd onnodige stress met behulp van time management.  Zorg voor een goede planning en voorbereiding van uw werkzaamheden.

Leer en beoefen concentratie- en ontspanningstechnieken, meditatie, tai-chi of yoga.  De werkzaamheid van deze technieken berust op het beter kunnen richten van de aandacht en het beter kunnen omgaan met de gevoelens en gedachten die spontaan opkomen.  Deze vaardigheden zijn belangrijk voor het goed kunnen omgaan met stress.  Het is een misverstand om te denken dat dit noodzakelijk gepaard gaat met het lidmaatschap van religies of sekten.

Werk alle dingen af die afgewerkt kunnen worden.

Loslaten.  Sommige zaken of gebeurtenissen, vaak een verlies, baren u misschien zorg of leggen een voortdurend beslag op uw aandacht, zonder dat er iets is wat u er aan kunt doen.  Door persoonlijke bindingen aan zaken of personen kunnen emotionele processen blijven doorlopen terwijl in de concrete wereld het proces is beëindigd.  Deze situaties kunnen een enorme emotionele belasting vormen.  Afwerken van het emotionele proces komt neer op laten slijten of op bewust loslaten.  Bewust loslaten wordt in de praktijk vaak ondersteund door een concrete, maar symbolische handeling, zoals het doen van een gift of het oprichten van een monument.  Dit model kunt u ook hanteren in uw professionele praktijk.

Laat een teveel aan spanning afvloeien door lichamelijke bezigheden, sport, hardlopen, lichamelijk inspannende werkzaamheden.

De mate van succes in het omgaan met stress hangt sterk af van uw wil om er iets aan te doen.  Bijvoorbeeld: hoe intensief en hoe vaak u de technieken en oefeningen wilt toepassen.  Bij een training in biofeedback, stressmanagement of bij een psychosomatisch-fysiotherapeutische behandeling, leert u stressignalen heel goed waarnemen.  Dan kunt u vrijwel op elke plaats en onder alle omstandigheden oefeningen doen die stress verminderen en de gevolgen beperken.

Bij een bepaald actieplan of opvatting blijven totdat het hoogste doel is bereikt of ophoudt redelijkerwijs bereikbaar te zijn.

Ontwikkeltips

Ga na of er verschillende situaties aan te geven zijn waarin u achteraf te vroeg ergens mee bent gestopt.  Wat waren de redenen?  Zijn daarin herkenbare patronen aanwezig?

Probeer bij uzelf scherp de situaties en het gevoel te herkennen waarin u denkt: ‘Nu toe dan maar..’ en waarin u vervolgens de zaak loslaat.

Probeer steeds wanneer u in uw praktijk die situaties weer tegenkomt, als dat redelijk is, als bewuste oefening voor uzelf, uw beslissing om er mee te stoppen een week uit te stellen.

Voeg een structureel moment van nadere overweging of overleg met anderen in uw werkprocedures in, wanneer u vindt dat opgeven van acties onnodig vaak voorkomt.

Afstand nemen van de dagelijkse praktijk. Zich een beeldvormen van de toekomst en op basis daarvan zich concentreren op hoofdlijnen en de lange termijn.

Ontwikkeltips

Visie kan vrij eenvoudig verder ontwikkeld worden als het in beginsel al aanwezig is.  Dat wil zeggen, wanneer een professional wel vaak goede plannen heeft, maar te weinig ervaring met situaties waarbij het tonen van visie absoluut noodzakelijk is.  Het probleem zit dan vaak niet bij visie zelf, maar in nog te weinig strategisch denken of zich matig presenteren.  Onderstaande acties kunnen helpen om visie beter te ontwikkelen.

Formuleer ideeën omtrent langere-termijn-beleid van de afdelingen en organisatie.

Vraag een collega naar zijn/haar ideeën omtrent gewenste ontwikkelingen voor de afdeling/bedrijf.

Houd ontwikkelingen in de markt/branche bij.

Vertaal te verwachten relevante maatschappelijke en politieke ontwikkelingen naar gevolgen voor het bedrijf. Formuleer toekomstige probleemgebieden of kansen voor de organisatie.

Houd een brainstormsessie met collega’s waarin de belangrijkste ontwikkelingen en de invloed hiervan op de onderneming of afdeling worden geïnventariseerd.

Vertaal het langere-termijn-beleid van de organisatie naar mogelijke consequenties voor het eigen verantwoordelijkheidsgebied. Onderneem hierop acties.

Vertaal een eigen toekomstblik naar kansen en bedreigingen, ontwikkel een idee van wat de meest positieve mogelijkheden zijn die over enkele jaren gerealiseerd kunnen worden, maak een praktisch uitvoerbaar plan om dat ook te bereiken.

Formuleer voor uzelf hoe u deze plannen gaat vertalen in doelen en acties.

Formuleer en onderbouw een eigen strategisch plan.  Publiceer het of presenteer het aan uw vakgenoten, of aan uw collega’s in uw netwerk of organisatie.

Schakel uzelf in bij het opstellen en overdenken van ontwikkelingsplannen of bedrijfsplannen van anderen.

Analyseer een ontwikkelingsplan of een bedrijfsplan van een andere beroepsgroep of organisatie waarmee u samenwerkt.  Wat betekent dit plan voor de werkprocessen van uw beroep en voor de samenwerking?  Welke voorstellen kunt u doen om maximale kwaliteit van het werkproces en van het resultaat voor de cliënt te bereiken?

Opstellen en uitvoeren van procedures om de goede voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en van zichzelf zeker te stellen.

Ontwikkeltips

Bepaal welke van uw taken en activiteiten in aanmerking komen voor regelmatige voortgangsbewaking.

Noteer in uw agenda wat u moet controleren, welke datum u hiervoor heeft afgesproken en met wie u deze afspraak heeft gemaakt. Geef concreet aan welke aspecten van de voortgang u moet checken.

Houd bij het bewaken van de voortgang van projecten altijd de volgende gebieden in de gaten:

  • tijd;
  • budget;
  • kwaliteit;
  • informatie;
  • organisatie.

Schrijf alle besluiten die u heeft genomen, maar die anderen moeten uitvoeren, op in uw agenda en definieer een specifiek moment waarop u gaat controleren of deze besluiten zijn uitgevoerd.

Overleg regelmatig met uw vrijwilligers en betaalde krachten over de voortgang van de werkzaamheden. Zorg dat er notulen worden gemaakt.

Wanneer collega’s, vrijwilligers of betaalde krachten een werkzaamheid niet op het afgesproken tijdstip kunnen afronden, informeer dan wanneer zij hier wel mee klaar zullen zijn.

Bepaal voor uzelf hoeveel tijd u aan een bepaald gesprek wilt besteden. Communiceer aan uw gesprekspartner hoeveel tijd u voor het gesprek heeft uitgetrokken en check af en toe of u zich aan de planning houdt.

Maak tijdens een gesprek altijd vervolgafspraken.

Spreek met uzelf af, dat u tijdens een bepaalde vergadering expliciet aan tijdsbewaking gaat doen. Bepaal voor aanvang van de vergadering hoeveel tijd u maximaal wilt besteden aan elk agendapunt. Check tijdens die vergadering regelmatig of de tijdsplanning wordt aangehouden en reageer als de groep ‘uit de tijd loopt’.

Interview een collega of een projectleider, van wie u weet dat hij/zij altijd op tijd oplevert en binnen het budget blijft, over diens wijze van voortgangsbewaking. Bepaal welke aspecten u hiervan kunt toepassen in uw eigen werk en bespreek dit met de betreffende persoon. 

Online Scan

Gebruik onze online scan (kijk bij Assessment Centers) om uw selectie te ondersteunen

‘In house’ assessment

Een assessment center in uw eigen kantoren laat u toe de simulaties te volgen en u een beter beeld te vormen van de competenties van de kandidaat.

Contacteer ons.
Wij bieden u graag de nodige ondersteuning.

Individuele coaching

Het beste uit mensen halen, is de basisvoorwaarde voor goed draaiende ondernemingen en organisaties. Individuele coaching is daarbij niet langer een luxe. Wij stellen graag onze ruime praktijkervaring ter beschikking.